Tại Sao CFOs Đang Nắm Quyền Quản Lý Hợp Đồng Và Điều Này Lại Tốt Cho Doanh Nghiệp Bạn

Bạn có biết, cách đây 15 năm, việc quản lý hợp đồng trong các doanh nghiệp lớn còn cực kỳ thủ công và rối rắm? Tôi từng chứng kiến một công ty viễn thông lớn ở Pháp phải mất hàng tháng trời để rà soát, đàm phán lại hàng nghìn hợp đồng với nhà cung cấp – tất cả đều dựa trên các tệp giấy, bảng tính Excel và hàng trăm email qua lại. Điều khiến tôi sốc không phải vì sự vất vả mà là một công ty trị giá 5 tỷ đô la lại quản lý hợp đồng kiểu như những năm 1970.

Nhưng ngày nay, một xu hướng rất lớn đang diễn ra mà ít người để ý: CFOs (Chief Financial Officers) – những người đứng đầu tài chính – đang trở thành người chủ quản hợp đồng thay vì bộ phận pháp lý như trước đây.

Hợp đồng không chỉ là tài liệu pháp lý – đó là quy trình kinh doanh

Trước đây, khi nhắc đến hợp đồng, hầu hết mọi người nghĩ ngay đến bộ phận pháp lý (Legal). Điều này dễ hiểu vì hợp đồng là văn bản pháp lý, có thể ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy hợp đồng không chỉ là tài liệu pháp lý mà còn là quy trình kinh doanh cốt lõi, là cách thức dòng tiền chảy vào và ra khỏi công ty được kiểm soát.

Hãy nghĩ về điều này: mỗi khi bạn mua hàng, bán hàng hay tuyển dụng nhân sự, đều có một hợp đồng đứng giữa. Ai là người hiểu rõ nhất về dòng tiền, các cam kết tài chính và rủi ro liên quan? Chính là đội ngũ tài chính và vận hành – chứ không phải chỉ riêng luật sư.

CFOs đang thay đổi vai trò quản lý hợp đồng như thế nào?

CFOs đang trải qua một cuộc chuyển mình tương tự như CIOs (Chief Information Officers) đã từng trải qua vài năm trước. Từ những người chỉ “sửa máy tính” đơn thuần, CIOs giờ đây đã trở thành đối tác chiến lược trong các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Tương tự, CFOs không còn là những “kế toán viên” thuần túy mà đang trở thành những nhà chiến lược, sử dụng dữ liệu hợp đồng để đưa ra các quyết định tài chính và vận hành hiệu quả.

Dữ liệu hợp đồng – “mỏ vàng” của CFOs

Với phần mềm quản lý hợp đồng hiện đại, CFOs có thể:

• Xây dựng dự báo tài chính dựa trên các cam kết hợp đồng thực tế, không chỉ dựa vào dữ liệu lịch sử.
• Phát hiện các nút thắt làm chậm dòng tiền, ví dụ hợp đồng bị treo trong quá trình duyệt xét.
• Tự động cảnh báo ngày hết hạn hợp đồng, tránh các chi phí bất ngờ do quên gia hạn.
• Quản lý và theo dõi các nghĩa vụ tài chính trên hàng nghìn hợp đồng, giúp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.

Điều này không phải là tương lai xa xôi, mà là thực tế đang diễn ra tại hơn 1.500 khách hàng sử dụng phần mềm Concord – một trong những nền tảng quản lý hợp đồng hàng đầu hiện nay.

Tại sao bộ phận pháp lý không còn là trung tâm quản lý hợp đồng?

• 65-70% khách hàng của Concord hiện không có bộ phận pháp lý nội bộ, thậm chí không có cả paralegal (trợ lý pháp lý).
• 90% hợp đồng sử dụng mẫu chuẩn, không được thương lượng lại, nghĩa là không cần chuyên gia pháp lý can thiệp nhiều.
• AI đã giúp tự động hóa việc rà soát hợp đồng cơ bản, giảm nhu cầu về chuyên môn pháp lý trong các hợp đồng tiêu chuẩn.

Pháp lý giờ đây tập trung vào các vấn đề chiến lược và các hợp đồng phức tạp, còn việc quản lý hợp đồng hàng ngày đang được chuyển giao cho CFOs và đội ngũ tài chính.

CFOs và đội ngũ tài chính – người quản lý hợp đồng lý tưởng

Hợp đồng là nơi ghi nhận các cam kết tài chính, điều khoản thanh toán, và các nghĩa vụ tài chính khác. Vì vậy, không ai phù hợp hơn đội ngũ tài chính để quản lý chúng.

Một khách hàng của Concord – một công ty xây dựng 300 nhân viên ở Texas – đã chuyển toàn bộ quản lý hợp đồng cho CFO vì họ không còn bộ phận pháp lý nội bộ nữa. Đây không phải trường hợp cá biệt mà đang trở thành xu hướng phổ biến.

Điều này có ý nghĩa gì với doanh nghiệp bạn?

• Đối với bộ phận pháp lý: Tập trung vào chiến lược và các hợp đồng quan trọng thay vì xử lý các hợp đồng mẫu lặp đi lặp lại.
• Đối với tài chính và vận hành: Hợp đồng trở thành nguồn dữ liệu quý giá, cung cấp thông tin về dòng tiền và giúp tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Đối với CEO: Hợp đồng không còn bị “chôn vùi” trong các hồ sơ pháp lý mà được tích hợp trực tiếp vào dự báo tài chính và kế hoạch kinh doanh.

AI và phần mềm quản lý hợp đồng – trợ thủ đắc lực của CFOs

Công nghệ AI đang làm thay đổi hoàn toàn cách quản lý hợp đồng:

• Tự động soạn thảo hợp đồng: AI giúp tạo các bản hợp đồng chuẩn dựa trên mẫu và dữ liệu trước đó, giảm thời gian soạn thảo.
• Phân tích rủi ro: AI có thể rà soát các điều khoản, phát hiện điểm bất thường hoặc rủi ro tiềm ẩn.
• Tự động hóa quy trình duyệt: Giúp hợp đồng được xử lý nhanh hơn, tránh tình trạng bị “kẹt” ở các bước duyệt xét.
• Dự báo và cảnh báo: AI dự đoán khả năng vi phạm hợp đồng, cảnh báo các ngày quan trọng như hết hạn hoặc gia hạn.

Nhờ đó, CFOs không chỉ quản lý hợp đồng hiệu quả mà còn nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược.

Tương lai của quản lý hợp đồng: Từ văn bản dài dòng đến bảng điều khoản trực quan

Theo dự báo, đến năm 2035, hợp đồng sẽ không còn là những văn bản dài hàng chục trang khó đọc mà sẽ trở thành các bảng điều khoản đơn giản, trực quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu ai phải làm gì, khi nào.

Với các công ty dưới 500 nhân viên, bộ phận pháp lý có thể không còn tham gia trực tiếp vào quản lý hợp đồng nữa. Thay vào đó, phần mềm quản lý hợp đồng và đội ngũ tài chính sẽ đảm nhận vai trò này.

Bạn đã sẵn sàng cho sự thay đổi này chưa?

Hãy tự hỏi:

• Bạn mất bao lâu để tìm một hợp đồng?
• Có hệ thống nào giúp bạn theo dõi ngày gia hạn hợp đồng không?
• Bạn có thường xuyên phải gửi email chỉnh sửa hợp đồng đi lại nhiều lần?
• Bạn biết tổng chi phí hợp đồng sắp tới là bao nhiêu không?

Nếu câu trả lời là “không” hoặc “khó”, đã đến lúc bạn cần áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng hiện đại và giao quyền quản lý hợp đồng cho CFO.

Tổng kết

Hợp đồng không chỉ là những tài liệu pháp lý khô khan mà là nền tảng của các mối quan hệ kinh doanh. Bộ phận pháp lý nên được coi là đối tác chiến lược, tập trung vào các hợp đồng quan trọng và chiến lược, trong khi CFOs và đội ngũ tài chính sẽ sử dụng dữ liệu hợp đồng để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh thu và quản lý rủi ro hiệu quả.

Đây không chỉ là một bước nâng cấp công nghệ, mà là một cuộc cách mạng trong cách doanh nghiệp vận hành và quản lý hợp đồng.